La numérisation et le Télétravail

Qu’est-ce que le Télétravail ?

Nous vivons actuellement une période délicate dans notre vie professionnelle nous imposant de travailler depuis notre domicile.

Ce genre de situation n’est pas seulement liée à un cas exceptionnelle comme le confinement pour cause de freinage d’un virus dangereux.

Les employé(e)s de nos organisations ont parfois d’autres contraintes leur imposant le télétravail.

Le code du travail prévoit le recours au télétravail, qu’il soit obligatoire ou volontaire.

Les contraintes du Télétravail

Pour pouvoir travailler de chez soi, il convient d’avoir la possibilité de le faire. Bien évidemment, ici l’on évoque le sujet de travaux ne nécessitant pas d’être à un endroit particulier pour exercer son métier.

Nous allons nous limiter aux métiers administratifs ou commerciaux pouvant être exécutés à distance.

Mais même dans ce cas, si nous n’avons pas organisé cette éventualité nous allons avoir du mal à y arriver.

Par exemple, une personne devant traiter des dossiers devra pouvoir y accéder. Mais si ces derniers sont dans les placards du bureau, cela va devenir problématique.

La dématérialisation des processus et la numérisation des documents sont des bonnes pratiques favorisant le télétravail.

La distribution des documents

Votre organisation distribue régulièrement des documents à des tiers pour qu’ils puissent être informés ou qu’ils puissent exercer leur métier.

Nous pouvons citer les cas suivants :

  • Les bulletins de paie de vos salariés
  • Les factures clients
  • Les preuves de livraison
  • Les contrats
  • Les règlements de vos fournisseurs
  • Etc.

Pensez à ceux ou celles qui attendent ces documents pour pouvoir continuer leur travail. Mettez en place des solutions de distribution optimales et sécurisées.

L’accès à vos documents

Une fois en télétravail, vous avez mis en place tous les équipements indispensables pour poursuivre votre activité.

Mais voilà, vous avez besoin des informations disponibles uniquement dans les dossiers suspendus à votre bureau.

Comment faire ?

Il n’y a pas de solution miracle, il faut juste entrer dans un processus général de digitalisation des travaux administratifs vous permettant un accès permanent, sélectif et sécurisé à vos documents.

Le sujet n’est pas simple. Chez Damaris, nous avons la chance d’avoir participé à la mise en place de plus de 2000 projets en 30 ans.

Le coffre-fort numérique

Parallèlement à la numérisation, mettez en place un coffre-fort numérique vous garantissant un accès sélectif et sécurisé aux documents.

Notre maison mère Damaris SA vous propose la solution Damaris RM.

Une fois vos PDF disponibles, ouvrez un accès à partir de votre navigateur ou de votre Smartphone.

 

Quelles solutions adopter ?

Il existe des technologies et des bonnes pratiques simples éprouvées et efficaces.

Chez Damaris, nous prônons la dématérialisation depuis plus de 30 ans.

Cela consiste à réfléchir en amont et mettre en place des solutions fiables et pérennes.

La dématérialisation des documents

Cette bonne pratique consiste à ne pas produire du papier et de diffuser les documents de manière numérique.

Cela peut également consister à favoriser la réception des documents externes comme les Factures fournisseurs.

De nouvelles normes (FACTUR-X) vous aideront dans cette démarche.

Pour plus d’informations, Contactez-nous

Scan Concept : Certificat ISO 9001-2015 renouvelé

ISO 9001 2015 Scan Concept

Le contexte

Pour la 11ème année consécutive, la société Scan Concept a vu sa certification ISO 9001 renouvelée.

Pour cette année, nous avons réussi à passer à la version ISO 9001-2015, la nouvelle version en cours.

 

Les bénéfices pour les clients de Scan Concept

Cette nouvelle norme de qualité garantit une approche professionnelle des opérations, avec un système de gestion des écarts, ainsi que l’amélioration continue des services aux clients.

Ainsi, à tout moment, nos clients ont une transparence sur les actions en cours et sont informés en temps réel des écarts éventuels, avec les moyens de contournements mis en œuvre.

 

Le périmètre du certificat

Le Système de Management concerne :

Dématérialisation de tous documents dans le cadre de la Gestion Documentaire :

  • Documentation technique (aéronautique, ferroviaire, autres)
  • Dossiers papier (salarié, client, fournisseur, autres)
  • Documents reliés (livres d’art et ancien, revues, études) – Plans – Photogrammes (tirages, négatifs, positifs)

 

Remerciements

En premier lieu, il convient de remercier les équipes de Scan Concept qui travaille sans relâche pour satisfaire les clients, tout en améliorant les processus en cours.

Nous souhaitons également remercier notre partenaire de toujours, le cabinet Ecoute et Qualité qui nous suit depuis le début de cette aventure.

 

Certificat ISO9001 2015 Scan Concept

Externalisation livraison factures Chorus Pro

Externalisation dépôt factures Chorus Pro

Vous facturez les établissements publics pour vos produits et services. Depuis janvier 2018, l’Etat vous impose la livraison de vos factures sur le portail Chorus Pro.

Cette dématérialisation optimise plus les services de l’Etat que les vôtres, mais nous n’avons pas le choix.

Scan Concept vous propose d’externaliser la tache de livraison des factures et de vous simplifier la vie.

En effet, nos équipes proposent de délivrer les factures pour votre compte et de vous renvoyer l’accusé de réception.

De plus, nous pouvons vous proposer la gestion des écarts remontés par le portail pour que vos factures soient validées et que votre règlement soit effectué dans les délais.

Consacrez votre temps à trouver de nouveaux clients et externalisez les travaux à faible valeur ajoutée.

Nous délivrons plusieurs centaines de factures par jour.

Contactez-nous pour en parler.

 

Numérisation des documents cadastraux

Ordre des Géomètres experts

Scan Concept participe activement à la numérisation des Documents d’arpentage, des Plans de remembrement, des modèles 40 et des Croquis d’arpentage.

Tous ces documents sont directement numérisés au sein des CDIF (Centre des impôts fonciers), traités, géolocalisés et versés dans la base centralisée de Géofoncier.fr.

A ce jour, nous avons traité plus de 3 millions de documents et continuons le chantier.

Les Ordres des Géomètres experts régionaux sont les donneurs d’ordres.

Les avantages de cette prestation résident dans la sécurisation du traitement des documents stockés toujours dans les CDIF, un outil de traitement parfaitement rodé permettant la numérisation en masse et une totale compatibilité avec Géofoncier.

Pour rappel, Scan Concept a la capacité de déployer jusqu’à 8 ateliers de numérisation en simultané. Chaque atelier pouvant être composé de deux opérateurs ou opératrices équipés de deux postes de numérisation.

 

Géofoncier

Numérisation des dossiers juridiques

Numérisation dossiers juridiques

Pourquoi dématérialiser les dossiers juridiques ?

Vous êtes un cabinet juridique, un avocat, un huissier, ou un notaire.

Vous disposez d’informations contenues dans vos dossiers que vous devez partager de plus en plus rapidement avec vos collaborateurs ou avec des tiers.

Une des solutions les plus optimisées réside dans la numérisation de vos dossiers juridiques.

Numériser en interne ou externaliser ?

Voilà une des questions fondamentales. Qui doit numériser mes dossiers ?

En interne, l’avantage c’est de ne pas faire transporter des documents souvent en un seul exemplaire.

Par contre, qui va le faire, votre personnel a d’autres tâches plus importantes à exécuter et surtout comment le faire ?

Vous disposez bien d’un copieur connecté puissant, mais lorsque l’on numérise des documents, on ne peut plus imprimer ou en copier d’autres.

Externaliser devient intéressant. Vous faites travailler des équipes spécialisées disposant de matériels adaptés.

Par contre, le transport, toujours ce souci du transport des documents originaux.

La réponse de Scan Concept

Nous vous proposons de venir chez vous et de numériser vos dossiers juridiques sur place. Cela évite les transferts et vous fait bénéficier d’opérateurs formés à cet effet.

De plus, nous venons avec notre propre matériel adapté aux formats des documents à numériser.

Ensuite, nous versons le résultat de notre travail dans vos outils métier ou votre GED.

 

Contactez-nous pour un devis gratuit.

 

Numérisation des documents de Mairie

mairie_numérisation

Le Groupe Damaris / Scan Concept a été choisi pour dématérialiser les documents des Mairies.

Les principaux types de documents concernés par les opérations de numérisation sont :

  • Les délibérations
  • Les certificats d’urbanisme
  • Les permis de construire
  • Les DIA
  • Les permis d’aménager
  • Les autorisation de travaux

Le Groupe Damaris / Scan Concept a mis en place un atelier de numérisation spécialement adapté en minimisant le transport des documents précieux.

A l’issu de cette opération, les documents numériques seront archivés et mis à la disposition des utilisateurs habilités.

 

Scan Concept numérise les études non-abouties

echec_bureau_etude

Curieux non ? Un bureau d’études souhaite créer une base de données accessible à ses ingénieurs contenant toutes les études non-abouties.

Scan Concept a été choisi pour traiter ces documents et de constituer cette base de données inestimable.

Pourquoi ?
Pour éviter de reproduire les mêmes erreurs dans le futur.

La base de connaissances est certainement la denrée la plus précieuse des Organisations. Elle doit contenir à la fois toutes les réussites, mais également les échecs.

Vos armoires contiennent des informations précieuses pour l’optimisation de vos futures recherches et développements. Cette information dématérialisée et disponible de manière sélective et sécurisée guidera la génération à venir de vos collaborateurs.

Contactez-nous pour en parler.

 

Numérisation, archivage de documents – 75, 92, 78, 94

Pourquoi choisir Scan Concept ?

Le succès d’un projet de Gestion Électronique de Documents passe souvent par une reprise de l’existant faite dans des conditions techniques et économiques favorables.

Peut-on la faire en interne ou ne vaut-il pas mieux confier cette tâche fastidieuse à un spécialiste ?

ScanConcept convertit vos documents source en fichiers homogènes et aisément  consultables, et vous les transmet.

Nos services s’étendent à tous types de documents : commerciaux, techniques, publicitaires, juridiques ou scientifiques.

LRQA ISO 9001-2008

Les sites de numérisation de Scan Concept

Numérisation en Ile de France

Basé à Vélizy-Villacoublay dans les Yvelines, notre atelier de numérisation prend en charge vos documents papier en vue de leur numérisation.

Voici les modes de récupération des documents en vue de leur numérisation :

  • Vous faites transporter les boites d’archives chez nous
  • Nous venons chercher vos boites d’archives
  • Nous recevons vos courriers et les traitons

Numérisation en Auvergne Rhône-Alpes

Un deuxième atelier de numérisation se situe dans la vallée du Rhône, en Isère.

Ce deuxième site peut effectuer les mêmes travaux qu’en Ile de France.

De plus, le site de ScanConcept en Auvergne Rhône-Alpes vous propose l’archivage physique de vos documents.

Numérisation dans le reste de la France

De plus, nos équipes volantes interviennent sur tout le territoire national pour numériser sur site. De cette manière, nous apportons une optimisation dans le transport des documents tout en sécurisant la gestion des documents papier.

 

Appelez Scan Concept