Les besoins du client
Le client de ScanConcept souhaitait optimiser le traitement de ses factures fournisseurs tout en sécurisant les processus engagés.
Le volume des factures : 14 000 par an.
La prestation proposée
ScanConcept a mis en place une adresse postale et une adresse électronique pour la réception des factures fournisseurs.
Tout document papier reçu est numérisé le jour de réception.
S’en suit un certain nombre de traitements de lecture automatique des documents et le rapprochement avec la liste des fournisseurs connus.
En fin de traitement, ScanConcept exporte les documents numériques et les données comptables vers l’ERP du client.
L’incitation positive à la dématérialisation fiscale
ScanConcept contacte les fournisseurs pour les accompagner vers la dématérialisation fiscale de leurs factures émises.
Ainsi, de manière régulière, ScanConcept augmente le volume des documents électroniques et optimise les coûts de traitements et d’archivage des documents.
Le portail fournisseurs
Pour les fournisseurs occasionnels, ScanConcept met en place un portail sur lequel les fournisseurs peuvent déposer leurs factures à destination de leur client. Cette procédure leur fait économiser l’impression papier des factures, leur mise sous pli et le timbrage.
En échange, le fournisseur est informé de l’état d’avancement de la validation de ses factures en cours de traitement.
Le retour sur investissement
La réduction du coût de traitement des factures fournisseurs dématérialisées est telle que le retour sur investissement s’effectue en moins d’un an.
Les bénéfices pour le client
Le client constate les avantages suivants :
- Il se concentre sur son cœur de métier tout en ayant la garantie d’un traitement normalisé de ses factures fournisseurs dans les délais
- Il met en place un outil de visualisation des factures fournisseurs directement à partir de son outil de comptabilité
- Il offre un portail à ses fournisseurs pour des échanges fluides
- Il optimise l’archivage papier et électronique de ses documents