Où faire numériser ses documents
Vous avez un projet de numérisation de vos documents. Vous vous posez la question du lieu d’exécution de ces travaux.
Il existe plusieurs solutions, soit le faire numériser dans un atelier dit « Scanning Center » ou faire venir une équipe sur votre site.
Quels sont les critères de l’endroit pour la numérisation des documents ?
Plusieurs facteurs entrent en ligne de compte quand il s’agit de sélectionner le bon endroit pour numériser ses documents.
- Le coût du transport des documents jusqu’à l’atelier de numérisation
- Les risques d’endommager les originaux, surtout si vous disposez seulement d’une seule version de chaque document
- La sensibilité du contenu des documents
- La place disponible près de vos documents pour accueillir une équipe
- L’accessibilité des dossiers pour un prestataire externe
- Etc.
La réponse de Scan Concept
Le moins l’on fait subir de mouvements aux documents, moins on prend de risques et moins cela coûte.
Dans certains cas, ceci est difficile à appliquer dans la vie réelle et c’est pour cette raison que nous avons mis en place deux centres de numérisations stratégiquement situés à Clamart dans les Hauts-de-Seine (Ile de France) et à Dardilly dans la zone Techlid (Auvergne Rhône-Alpes).
La numérisation sur site
Parallèlement, Scan Concept a modélisé une offre permettant le déploiement d’équipes sur site pour la prise en charge et la numérisation de vos documents sans leur transport.
Cette prestation consiste à mettre en place une « Equipe volante » partout en France.
Voici le déroulement d’une prestation In-Situ dans vos locaux :
- La rédaction d’un mode opératoire conforme à vos besoins spécifiques
- La mise en place d’un atelier composé des machines nécessaires que sont les ordinateurs et les scanners adaptés à la prestation
- La formation d’une équipe pour l’exécution des opérations
- Le suivi de la production par nos responsables
- Le contrôle qualité avant livraison